Email Archivierung: Ihre Lösung für rechtskonforme Mail Archivierung
Warum die Email Archivierung nicht zu vernachlässigen ist? Ganz einfach: Die E-Mail hat sich in der Unternehmenskommunikation als unverzichtbares Werkzeug etabliert. Doch mit der Zeit häuft sich ein gewaltiger Datenbestand an, die Antwortzeiten des Systems werden langsamer, und das, obwohl die wenigsten alten E-Mails tatsächlich noch benötigt werden. Das Löschen dieser E-Mails ist jedoch keine Option, wenn man die Leistungsfähigkeit des Systems steigern möchte. Stattdessen müssen die gesetzlichen Anforderungen an die E Mail Archivierung berücksichtigt werden.
Gesetzliche Anforderungen an die Email Archivierung
Der Gesetzgeber hat klare Vorschriften für die Email Archivierung von Unternehmen erlassen. Diese Vorschriften fordern, dass alle relevanten Dokumente, einschließlich der E-Mail-Korrespondenz, für nachträgliche Prüfungen, beispielsweise durch das Finanzamt oder Sozialbehörden, über Jahre hinweg aufbewahrt werden müssen.
„E-Mail-Archivierung ist Pflicht. Geltende gesetzliche Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) zwingen Unternehmen, jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufzubewahren. Dies ist aus technischer Sicht nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung möglich.
An welchem Ort die E-Mails abgelegt werden müssen, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Die Daten können also sowohl auf dem Unternehmensserver als auch auf einem externen Speichermedium gesichert werden – solange die Anforderungen an die Aufbewahrung erfüllt sind. Diese sind charakterisiert durch Vollständigkeit, Manipulationssicherheit, Verfügbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit.
Für die revisionssichere Email Archivierung muss also eine nicht manipulierbare Variante gewählt werden. Zu diesem Zweck verschlüsseln wir Ihre Daten. Gleichzeitig gewährleisten wir, dass die Mails im Bedarfsfall unverschlüsselt ausgehändigt werden können. Inzwischen sind zahlreiche spezielle Programme zur Verwahrung von E-Mails verfügbar. Über E-Mail-Archivierungssoftware kann die Mail Archivierung automatisch erfolgen. Unternehmen können hierfür sowohl auf verschiedene Cloud-Dienste als auch Appliances zurückgreifen. Wir finden die passende Lösung der Email Archivierung für Ihr Unternehmen und berücksichtigen ausschließlich zeitsparende und sichere Optionen.
Aufgrund der Masse an ein- und ausgehenden Mails archivieren einige Unternehmen jede E-Mail-Korrespondenz, in der Hoffnung, sich die Sortierung zu sparen. Diese Methode kann jedoch zu Verstößen gegen den Datenschutz führen. Denn private E-Mails zwischen den Mitarbeitern dürfen aus Datenschutzgründen nicht aufbewahrt werden. Wir sorgen dafür, dass alle Anforderungen und Regelungen rund um die Email Archivierung beachtet werden, sodass Ihr Unternehmen weder Verstöße begeht noch finanzielle Schäden erleidet.
Doch wie geht man am besten vor, um diesen gesetzlichen Anforderungen bezüglich der Email Archivierung gerecht zu werden? Und wie erhält man gleichzeitig die Effizienz und Leistungsfähigkeit des Unternehmens aufrecht?
Email Archivierung einrichten lassen: professionell und übersichtlich
Die Antwort auf diese Fragen liegt in der professionellen Email Archivierung. Eine effektive Email Archivierungslösung ermöglicht es Unternehmen, ihre E-Mail-Korrespondenz rechtskonform zu archivieren, ohne die Leistung ihres E-Mail-Systems zu beeinträchtigen. Bei der Email Archivierung werden E-Mails sicher und dauerhaft gespeichert, sodass sie bei Bedarf leicht wiederhergestellt werden können. Dies gewährleistet, dass Unternehmen stets in der Lage sind, auf gespeicherte E-Mails zuzugreifen und diese den gesetzlichen Anforderungen entsprechend aufzubewahren.
Die Einrichtung der Email Archivierung erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Hier kommen wir als Email Archivierung Dienstleister ins Spiel. Unsere Experten sind spezialisiert auf die Einrichtung und Verwaltung von Email Archivierungssystemen. Wir unterstützen Sie in jedem Schritt des Prozesses:
Analyse Ihrer IT-Umgebung und Datenstrukturen: In einem ersten Schritt analysieren wir Ihre bestehende IT-Umgebung und die Struktur Ihrer Daten. Dies ermöglicht es uns, die bestmögliche Email Archivierung für Ihre Bedürfnisse zu empfehlen.
Implementierung der Lösung: Nach der Analyse begleiten wir Sie durch den Prozess der Implementierung der Email Archivierung. Wir stellen sicher, dass die Lösung reibungslos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert wird.
Schulung und Support: Unsere Dienstleistungen umfassen auch Schulungen für Ihre Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die Email Archivierung effektiv nutzen können. Darüber hinaus bieten wir kontinuierlichen Support, um sicherzustellen, dass die Email Archivierung stets reibungslos funktioniert.
Das Email Archivierung outsourcing durch einen Experten wie uns bringt Effizienz und Entlastung für Ihr Unternehmen. Wenn Sie keine eigenen Ressourcen für die Einrichtung und Verwaltung der Email Archivierung haben oder einfach die Vorteile des Outsourcings nutzen möchten, bieten wir Email Archivierung outsourcing an. Als professioneller Dienstleister nehmen wir Ihnen diese Aufgabe ab – von der Planung bis zur Implementierung und Pflege. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während wir sicherstellen, dass Ihre Email Archivierung rechtskonform und effizient durchgeführt wird.
Effektive Email Archivierung für Ihre Sicherheit und Effizienz
Die rechtskonforme Email Archivierung ist keine Option, sondern eine Notwendigkeit. Unsere Email Archivierung Dienstleistungen ermöglichen es Ihnen, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, ohne die Effizienz Ihres Unternehmens zu beeinträchtigen. Wenn Sie sich für die Einrichtung und Verwaltung der Email Archivierung entscheiden, oder die Vorteile eines Email Archivierung Dienstleisters nutzen möchten, sind wir Ihr verlässlicher Partner. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihnen bei der rechtskonformen Email Archivierung helfen können.